Statuts


 

 

ASBL « Union Professionnelle des Agences de Voyages »
agréée en Union Professionnelle

Statuts


Les membres de l’Union Professionnelle des Agences de Voyages, réunis en assemblée le 3 février 2022 sont convenus de transformer l’union professionnelle en une association sans but lucratif, conformément aux dispositions du Code des sociétés et associations, et d’accepter unanimement à cet effet les statuts suivants.

TITRE I : DENOMINATION – HISTORIQUE - FORME JURIDIQUE - DUREE - SIEGE

ARTICLE 1 : Dénomination

La dénomination de l'Association est « Union Professionnelle des Agences de Voyages », en abrégé « UPAV ».

ARTICLE 2 : Historique, forme juridique et durée

Il a été constitué en 1937 une Union Professionnelle conforme aux dispositions de la loi du 31 mars 1898 sur les Unions Professionnelles, sous la dénomination « Union Professionnelle des Agences de Voyages Belges » transformée le 22 septembre 1989 en « Union Professionnelles des Agences de Voyages ».

L’Union Professionnelle des Agences de Voyage est désormais transformée en association sans but lucratif (ci-après « l’Association ») conformément au Code des Sociétés et des Associations.

L’Association est constituée pour une durée illimitée. En cas de dissolution, le Titre VIII est applicable.

Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres et autres documents émanant de l'Association doivent mentionner sa dénomination, précédée ou suivie immédiatement des mots "association sans but lucratif" ou de l'abréviation "ASBL" ainsi que l'adresse du siège.

ARTICLE 3 : Siège

Le siège de l’Association est établi en Région wallonne.

Il peut être transféré partout ailleurs en Belgique par simple décision de l’organe d’administration, pour autant que ce transfert ne nécessite pas un changement de la langue des statuts conformément au régime linguistique applicable.

Toute modification du siège doit être publiée aux annexes du Moniteur Belge par l’organe d’administration.

TITRE II : BUT

ARTICLE 4 : But de l’Association

L'Association est dénuée de tout but lucratif.

L’objectif de l’Association est l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres dans le sens le plus large.

Plus particulièrement elle représente les intérêts des entreprises actives dans le secteur du voyage en Wallonie et à Bruxelles (entreprises enregistrées en français dont le siège social est sis en Région de Bruxelles-Capitale), afin de contribuer au développement du secteur de voyage, au bénéfice tant des entreprises que des consommateurs, notamment dans les domaines de l’éducation, de la durabilité, de la digitalisation et du développement des affaires.

ARTICLE 5 : Activités principales

A cette fin l’Association met en oeuvre tous les moyens estimés nécessaires ou utiles. Elle peut notamment mener les activités suivantes :

  • assurer la représentation de ses membres auprès des instances publiques régionales, communautaires, fédérales, européennes et internationales, ainsi que la presse et le grand public ;
  • organiser et/ou faciliter des formations, rencontres et forums d’échanges pour les membres, mais également pour d’autres parties prenantes extérieures ;
  • effectuer ou contribuer à des études sur des sujets économiques, juridiques, techniques et sociétaux qui relèvent de son champ d’action ;
  • coopérer avec d’autres associations actives dans un domaine similaire ou connexe et, le cas échéant, en devenir membre ;
  • apporter un support aux entreprises, notamment sur des questions juridiques, commerciales et financières ;

L’Association peut entreprendre ou participer à toute activité qui contribue directement ou indirectement à la réalisation de son objectif, y compris les activités commerciales auxiliaires dans la mesure où elles sont légales et où les recettes sont entièrement affectées à la réalisation de l'objectif de l’Association.

TITRE III : ADHESION

ARTICLE 6 : Catégories de membres

6.1 L’Association comprend les catégories de Membres suivantes :

  1. les Membres effectifs
  2. les Membres adhérents

6.2 Les Membres effectifs sont les personnes physiques (titulaires d’un numéro d’enregistrement à la Banque Carrefour des Entreprises) ou morales, qui exercent une activité de détaillant ou d’organisateur, au sens de la loi du 21 novembre 2017, c’est-à-dire qui élaborent, vendent ou offrent des voyages à la vente.

Les Membres effectifs disposent d'un droit de vote à l'assemblée générale.

6.3 Peuvent également devenir Membres effectifs, les Groupements et Réseaux d’agences, à condition qu’ils répondent aux critères suivants :

  1. avoir la personnalité juridique ;
  2. avoir une activité marquante ou un nombre suffisamment représentatif de membres en Région wallonne ou en Région de Bruxelles-Capitale.

6.4 Les Membres adhérents sont les entreprises et organisations qui ont un intérêt dans le domaine du voyage et qui sont considérées comme contribuant utilement et efficacement au but de l’Association de par la nature de leur activité, leur renommée ou leur compétence.

Les Membres adhérents seront invités à assister aux réunions de l'assemblée générale en tant qu'invités sans droit de vote. Ils seront invités à participer à des activités sélectionnées sur des sujets qui concernent leur domaine de compétence. Ils seront autorisés à faire des propositions à l’organe d’administration.

ARTICLE 7 : Admission des Membres effectifs et Membres adhérents

7.1 Le nombre de Membres est illimité.

7.2 Toute demande pour devenir Membre effectif ou Membre adhérent de l’Association doit être faite par écrit et signée par une personne ayant le pouvoir de signature et adressée à l’organe d’administration.

7.3 La demande doit contenir toutes les informations nécessaires à l'identification du candidat et de son représentant.

7.4 Seules les personnes morales dûment constituées ou les personnes physiques dûment enregistrées conformément aux lois belges peuvent devenir Membre effectif ou Membre adhérent de l’Association.

7.4 L’organe d’administration procédera à un examen de la candidature afin de vérifier si le candidat est éligible pour devenir Membre effectif ou Membre adhérent.

7.5 L’admission d’un nouveau Membre effectif et Membre adhérent s’opère à la majorité des deux tiers des membres de l’organe d’administration, présents ou valablement représentés. Pour pouvoir délibérer valablement, l’organe d’administration doit réunir au moins deux tiers de ses membres.

L’organe d’administration peut décider souverainement et sans autre motivation de ne pas accepter un candidat en qualité de Membre.

7.6 L’organe d’administration tient, sous forme électronique, un registre des Membres conformément au Code des Sociétés et des Associations.

ARTICLE 8 : Droits et obligations des Membres

8.1 Pendant leur participation à l’Association, les principales obligations des Membres sont les suivantes :

  • Coopérer aux mieux à la réalisation de l'objectif de l’Association ;
  • Payer la cotisation annuelle fixée par l’assemblée générale ;
  • S'abstenir de toute activité qui serait contraire aux statuts ou aux règles et procédures internes (règlements) de l’Association et qui pourrait nuire à l'objectif et/ou à la réputation de l’Association et de toute activité illégale, notamment sur le plan du droit de la concurrence ;
  • Accepter et se conformer aux présents statuts ainsi qu’au Règlement d’Ordre intérieur.

8.2 Les Membres effectifs et les Membres adhérents ne sont responsables des dettes et des obligations de l’Association qu’à concurrence des fonds ou des actifs apportés ou autrement mis à la disposition de l’Association. Tout engagement pris par l’Association en son nom lie l’Association et ne crée aucun droit ou obligation juridique pouvant s'étendre à ses Membres effectifs et Membres adhérents.

8.4 Les droits d’un Membre ne sont pas transférables à une tierce partie.

ARTICLE 9 : Démission des Membres

9.1 Les Membres effectifs et Membres adhérents peuvent librement et à tout moment démissionner en donnant une notification écrite qui, envoyée par courrier recommandé, doit parvenir à l’organe d’administration au plus tard le 30 juin de chaque année.

9.2 Si la lettre de démission parvient à l’organe d’administration de l’Association dans les six (6) mois précédant la fin de l'exercice financier, la démission du Membre sera effective à la fin de l'exercice financier suivant.

ARTICLE 10 : Exclusion et suspension des Membres

10.1 Si un Membre effectif agit contrairement aux buts de l’Association, il peut, sur proposition de l’organe d’administration, être exclu par une décision spéciale de l’assemblée générale, à laquelle au moins deux tiers des Membres sont présents, cette décision nécessitant une majorité de deux tiers des voix présentes ou représentées.

L’assemblée générale ne peut valablement se prononcer que si l’exclusion est explicitement indiquée dans la convocation.

Le Membre a le droit de se défendre et d’être entendu. Il pourra se faire assister par le conseil de son choix.

10.2 En attendant la décision de l’assemblée générale concernant l’exclusion d’un Membre effectif, l’organe d’administration peut suspendre ce Membre.

La suspension d'un membre effectif peut être prononcée par l’organe d’administration, à la majorité des deux tiers des voix des membres présents. Pour pouvoir délibérer valablement, l’organe d’administration doit réunir au moins deux tiers de ses membres.

Le Membre effectif dont la suspension est envisagée a le droit de se défendre et d’être entendu.

10.3 Les Membres adhérents qui agissent contrairement aux buts de l’Association peuvent être exclus par une décision unilatérale de l’organe d’administration.

Le Membre a le droit de se défendre et d’être entendu.

10.4 En attendant la décision de l’organe d’administration concernant l’exclusion d’un Membre effectif, l’organe d’administration peut suspendre ce Membre.

La suspension d’un Membre adhérent peut être prononcée à la majorité simple des voix des administrateurs présents, ou valablement représentés. Pour pouvoir délibérer valablement, l’organe d’administration doit réunir au moins la moitié de ses membres.

Le Membre a le droit de se défendre et d’être entendu. Il pourra se faire assister par le conseil de son choix.

10.5 Si la demande d'exclusion n'est pas acceptée par l'assemblée générale, elle est rejetée et peut être présentée à nouveau au plus tôt un (1) an après la dernière session de vote ou si de nouvelles preuves sont apparues.

10.6 Aucun Membre ne peut faire valoir ou exercer une quelconque prétention sur les actifs de l’Association en vertu de sa seule qualité de Membre.

Cette exclusion de droits sur les actifs s’applique de tout temps : pendant la période où l’intéressé est Membre, au moment où cette qualité cesse d’exister pour quelque raison que ce soit, au moment de la dissolution de l’Association, etc.

10.7 Est réputé démissionnaire, le Membre effectif ou adhérent qui ne paye pas sa cotisation annuelle qui lui incombe sur invitation de facture et dans le mois du rappel qui lui est adressé par l’Association.

10.8 L’exclusion ou la suspension d’un Membre est votée par scrutin secret.

ARTICLE 11 : Cotisations

11.1 Les cotisations annuelles sont fixées annuellement par l’assemblée générale sur proposition de l’organe d’administration.

11.2 La cotisation annuelle sera de minimum de 275 EUR et maximum de 10.000 EUR par Membre.

11.3 La cotisation doit être payée dans les soixante jours qui suivent l’envoi de l’invitation au Membre. Une cotisation de crise peut être exceptionnellement demandée, sans que cela ne soit récurrent.

11.3 En cas de démission ou d’exclusion d’un Membre effectif ou d’un Membre adhérent, celui-ci sera tenu au paiement de la cotisation et à la participation aux frais qui ont été approuvés pour l’année au cours de laquelle la démission a été donnée ou l’exclusion prononcée.

TITRE IV : l’ORGANISATION DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 12 : Organes statutaires de l’Association

Les affaires de l'Association sont conduites par :

  • l’assemblée générale
  • l’organe d’administration
  • l’organe de gestion journalière

ARTICLE 13 : l’assemblée générale

13.1 L’assemblée générale constitue le pouvoir souverain de l’Association. Elle est composée de tous les Membres effectifs, qui disposent chacun d'une voix.

Les Membres adhérents n'ont pas le droit de vote, mais seront invités à assister aux réunions de l'assemblée générale. En ce qui concerne les questions qui concernent uniquement les Membres effectifs, l’organe d’administration peut décider que seuls les Membres effectifs sont autorisés à assister à l'assemblée générale qui décide de ces questions.

13.2 L’assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi et les présents statuts. Elle est ainsi seule compétente pour les matières suivantes :

  • La modification des statuts ;
  • L’acceptation du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) et ses modifications ;
  • La nomination et la révocation des administrateurs, et la fixation de leur éventuelle rémunération ;
  • La nomination et la révocation du commissaire aux comptes et la fixation de son éventuelle rémunération ;
  • La décharge du commissaire aux comptes ;
  • L’approbation des comptes et du budget de l’Association ;
  • La fixation des cotisations ;
  • La réalisation ou l’acceptation de l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
  • La dissolution volontaire de l’Association ;
  • L’exclusion d’un Membre effectif de l’Association ;
  • La transformation de l’Association en une société à caractère social ;
  • Les conditions financières dans lesquelles il est mis fin au mandat d’administrateur ;
  • Tous les actes où la loi ou les présents statuts l’exigent.

13.3 Une assemblée générale doit être organisée une fois par an dans le courant du premier trimestre suivant la clôture de l’année comptable.

Des réunions extraordinaires de l'assemblée générale peuvent être convoquées à tout moment par décision de l’organe d’administration, soit à la demande de celui-ci, soit à la demande d’un cinquième des Membres effectifs de l’Association. Cette demande se fera par courrier recommandé signé par tous les demandeurs, adressé à l’organe d’administration, en mentionnant les points à traiter. Dans ce dernier cas elles doivent être convoquées endéans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de cette demande.

13.4 La convocation à l’assemblée générale annuelle et à toute assemblée extraordinaire est accompagnée d'une copie de l'ordre du jour et envoyée à tous les Membres, sauf décision contraire de l’organe d’administration, dans un délai d'au moins quinze (15) jours avant la date de la réunion proposée, par voie électronique, sauf en cas d'urgence. La nécessité d'obtenir une décision urgente n'est appréciée que par l’organe d’administration.

Toute proposition signée par un vingtième au moins des Membres effectifs doit être portée à l'ordre du jour.

13.5 Tout membre de l'assemblée générale peut participer à distance à l'assemblée générale par le biais d'un moyen de communication électronique fourni par l'Association.

Tout membre participant à l'assemblée générale de cette manière est réputé être présent au lieu où se tient l'assemblée générale pour les besoins du quorum et de la majorité. L’organe d’administration définit les modalités d'organisation de la participation à distance à l'assemblée générale et les modalités selon lesquelles il est établi qu'un membre participe à l'assemblée générale par voie de communication électronique et peut donc être considéré comme présent. Il fournit une description claire et précise des modalités et procédures relatives à cette participation à distance dans la convocation à l'assemblée. Le présent paragraphe ne s'applique pas aux membres du Bureau.

Tout membre de l'assemblée générale peut, avant la tenue d'une assemblée générale, voter à distance, sous forme électronique, selon les modalités déterminées par l’organe d’administration et décrites dans la convocation. Ce vote doit, en tout état de cause, être émis au moins trois jours avant l'assemblée générale. La qualité et l'identité des participants sont vérifiées au moyen d'une vidéoconférence ou d'un appel téléphonique. Le présent paragraphe ne s'applique pas aux membres du Bureau.
Les membres de l'assemblée générale peuvent, à l'unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent de la compétence de l'assemblée générale, à l'exception de la modification des statuts.

13.6 Un Membre effectif peut conférer à un autre Membre effectif le droit de le représenter à la réunion de l'assemblée générale. Pour être valable, une telle procuration doit être faite par écrit et doit être remise à l’organe d’administration avant la réunion. Un membre ne peut détenir plus de deux procurations.

13.7 Pour pouvoir délibérer valablement, l’assemblée générale doit réunir au moins 25% des Membres effectifs, présents ou représentées. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion sera convoquée, avec le même ordre du jour, dans un délai de minimum quinze jours, et décidera valablement des points de l’ordre du jour même si le quorum n’est pas atteint.

Sauf dans les cas où la loi ou les présents statuts exigent une majorité qualifiée ou une majorité absolue, toutes les décisions de l'assemblée générale seront prises à la majorité simple des voix des Membres effectifs présents ou représentés. La voix du Président est décisive en cas de parité des voix, sauf dans les cas de bulletins secrets.

Les votes s'exprimeront à main levée, sauf pour l'élection des administrateurs et l’exclusion d’un Membre qui se feront par bulletin secret. Les dispositions de cet article s'appliquent à toutes les décisions de l'assemblée générale y compris celle relative à la dissolution volontaire.

Le droit de vote des Membres effectifs sera suspendu tant qu'ils ne paieront pas leur cotisation.

13.8 L'Association tiendra un registre à son siège contenant les procès-verbaux de chaque assemblée générale rédigés par le délégué à la Gestion journalière. Ce registre sera accessible aux Membres effectifs sur demande et de manière digitale. Les procès-verbaux seront signés par le Président de l’organe d’administration et le délégué à la Gestion journalière. Ils seront disponibles aux Membres effectifs de manière digitale.

Les tiers qui souhaitent prendre connaissance des procès-verbaux de l’assemblée générale peuvent introduire une demande à cet effet auprès de l’organe d’administration, qui peut autoriser ou refuser la consultation souverainement et sans autre motivation.

13.9 L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation et si l'Assemblée réunit au moins les deux tiers des Membres effectifs, qu'ils soient présents ou représentés. Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze (15) jours après la première réunion.

Les modifications sont adoptées à la majorité des deux tiers des voix des Membres présents ou représentés.

Toutefois, la modification qui porte sur le but social ou l’objet de l’association ne peut être adoptée qu'à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés. Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés, et adopter les modifications à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés pour les modifications concernant le but social ou l’objet de l’association, et à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés pour toutes les autres modifications. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.

ARTICLE 14 : l’organe d’administration.

14.1 L’organe d’administration est composé de minimum 9 et maximum 12 personnes.

Pour être nommé administrateur, le candidat devra justifier d’une expérience établie dans le domaine du voyage et d’un niveau suffisamment élevé au sein de son organisation. Les conditions d’accès peuvent être détaillées plus amplement dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

L’organe d’administration sera toujours composé de telle façon qu’il soit représentatif du secteur du voyage.

Les Groupements et Réseaux d’agences, Membres de l’Association auront chacun le droit de désigner un administrateur, étant entendu que le nombre d’administrateurs issus des
Groupements et Réseaux doit toujours être inférieur au nombre d’administrateurs non issus desdits Groupements et Réseaux. Si le nombre d’administrateurs issus des GIE devait être supérieur ou égal au nombre des administrateurs non issus de GIE, les GIE se consulteront pour décider ensemble de la désignation des administrateurs issus des GIE.

14.2 Les membres de l’organe d’administration sont nommés, parmi les Membres effectifs, par l’assemblée générale de l’Association par scrutin secret à la majorité absolue.

Le mandat d’administrateur, en tout temps révocable par l’assemblée générale, est de trois ans. Il se termine à la clôture de l’assemblée générale annuelle. Le mandat des administrateurs est renouvelable.

14.3 Parmi les Membres de l’organe d’administration, seront désignés un Président, un Vice-Président et un Trésorier pour une durée de trois ans, composant ensemble le Bureau.

14.4 L’organe d’administration se réunit sur convocation du Président et/ou du délégué à la Gestion journalière aussi souvent que le requiert l’intérêt de l’Association, ainsi qu’à la demande de minimum deux administrateurs et au minimum deux fois par an. Il forme un collège et ne peut statuer que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés.

La réunion se tient au siège de l’Association ou en tout autre lieu en Belgique, indiqué dans la lettre de convocation.

L’organe d’administration peut se réunir à distance par des moyens de communication électronique mis à disposition par l'Association et assurant le principe de collégialité. Tout membre participant à l’organe d’administration de cette manière est réputé présent pour le respect des conditions de quorum et de majorité. L’organe d’administration définit les modalités d'organisation de la participation à distance et les modalités permettant de constater qu'un membre participe à la réunion de l’organe d’administration par voie de communication électronique et peut donc être considéré comme présent. L’organe d’administration fournit une description claire et précise des modalités et procédures relatives à cette participation à distance dans la convocation.

Tout membre de l’organe d’administration peut, avant la tenue d'une réunion, voter à distance, sous forme électronique, selon les modalités déterminées par l’organe d’administration et décrites dans la convocation. Ce vote doit, en tout état de cause, être exprimé au moins trois jours avant la réunion de l’organe d’administration. La qualité et l'identité des participants sont vérifiées au moyen d'une vidéoconférence ou d'un appel téléphonique.

L’organe d’administration peut délibérer par écrit en cas de décision unanime.

14.5 Chaque membre de l’organe d’administration dispose d’une voix. Il peut se faire représenter par un autre membre de l’organe d’administration au moyen d’une procuration écrite. Chaque membre de l’organe d’administration ne peut être titulaire que d’une seule procuration.

Un procès-verbal de la réunion est rédigé et signé le Président. Ce procès-verbal est conservé dans un registre des procès-verbaux qui peut être consulté par les Membres effectifs, qui exerceront leur droit de consultation. Dans des cas exceptionnels, lorsque l’urgence et l’intérêt de l’Association le requièrent, les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises avec l’accord écrit unanime des administrateurs. A cet effet, il faut l’accord unanime préalable des administrateurs d’appliquer un processus décisionnel écrit. Le processus décisionnel écrit suppose en tout cas une délibération préalable par e-mail, par visio-conférence ou par téléconférence.

14.6 Si, pour une raison quelconque, un membre de l’organe d’administration cesse d'exercer ses fonctions ou s'il ne remplit plus les conditions requises pour être membre à tout moment entre les réunions de l'assemblée générale, l’organe d’administration est habilité à nommer une personne de son choix en remplacement pour le reste de son mandat. L'assemblée générale doit ratifier la nomination du nouveau membre lors de sa réunion suivante.

Un membre cesse automatiquement d'exercer ses fonctions s'il cesse d’être actif dans le domaine du voyage, sauf décision contraire de l’assemblée générale.

14.7 Tout administrateur qui veut démissionner, doit notifier sa décision, par écrit, à l’organe d’administration. L’administrateur démissionnaire doit toutefois demeurer en fonction jusqu’à ce qu’il puisse être raisonnablement pourvu à son remplacement, sauf décision contraire de l’organe d’administration.

14.8 La révocation des administrateurs ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la majorité absolue des voix des Membres effectifs présents ou représentés.

14.9 Les administrateurs exercent leur mandat gratuitement. Il est néanmoins possible d’intervenir dans les frais liés à leurs fonctions. Ces défraiements seront strictement détaillés dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

14.10 L’organe d’administration est présidé par le Président.

Le Vice-Président, remplace le Président chaque fois que celui-ci est empêché. En cas d’empêchement du Vice-Président également, le plus ancien des administrateurs présents remplace le Président.

En outre, si le Président cesse d'exercer ses fonctions, un Vice-Président fait office de Président jusqu'à ce qu'un nouveau Président soit nommé.

14.11 L’organe d’administration est responsable de la direction et de la gestion générale des intérêts de l'Association et de la prise de décisions qui ne sont pas réservées à l'assemblée générale. Il veille à la bonne exécution des décisions de l'assemblée générale.

L’organe d’administration fixe la stratégie générale de l’Association au regard de l’intérêt de ses membres.

L’organe d’administration est chargé de proposer des modifications aux statuts et au Règlement d’Ordre Intérieur de l'Association.

L’organe d’administration soumet à l'assemblée générale le budget et les comptes, ainsi que des rapports sur la stratégie et le programme de travail annuel de l'Association.

L’organe d’administration détermine le montant des cotisations des Membres pour approbation par l'assemblée générale.

L’organe d’administration est responsable de l'engagement, du licenciement, de la rémunération et des autres avantages du personnel de l'Association, notamment du délégué à la Gestion journalière.

L’organe d’administration pourra décerner le titre de membre d'honneur à toute personne physique ou morale, dont les mérites auront été reconnus.

14.12 Les documents engageant l'Association vis-à-vis des tiers et qui ne relèvent pas de l'administration journalière, y compris la décision d'engager l'Association dans une procédure judiciaire en tant que défendeur ou demandeur, sont signés par le Président ou, en son absence, par le Vice-Président, sauf dispositions particulières de l'assemblée générale.

14.13 L’organe d’administration est convoqué par le Président au moins deux (2) fois par an, par voie électronique. Il est régulièrement convoqué si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés. Chaque membre de l’organe d’administration dispose d'une voix. Un membre peut se faire représenter par un autre membre, étant entendu qu'un membre ne peut être porteur que d'une seule procuration.

Les décisions de l’organe d’administration sont prises à la majorité simple des voix. En cas de parité de voix, celle du Président ou de son remplaçant est décisive.

14.14 L’Association tiendra un registre à son siège contenant les procès-verbaux rédigés par le délégué à la Gestion journalière de chaque réunion de l’organe d’administration. Ils seront conservés par l’organe d’administration et signés par le Président.

La nullité des décisions prises peut être demandée pour des raisons formelles si le demandeur prouve que l'irrégularité a pu avoir une influence sur la délibération ou le vote, ou a été commise avec une intention frauduleuse. Elle peut également être demandée si la décision est entachée d'un détournement de pouvoir ou d'un abus de droit, d'un abus ou d'un détournement de pouvoir.

14.15 Lorsque l’organe d’administration est appelé? à prendre une décision, ou à se prononcer sur une opération relevant de sa compétence, à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’Association, cet administrateur doit, avant que l’organe d’administration ne prenne une décision, en informer les autres administrateurs. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration qui doit prendre cette décision.

L’administrateur ayant un conflit d’intérêt de nature patrimoniale ne peut prendre part aux délibérations de l’organe d’administration concernant ses décisions ou ses opérations, ni prendre part au vote.

Si la majorité des administrateurs présents ou représentés a un conflit d’intérêts, la décision ou l’opération est soumise à l’approbation de l’assemblée Générale, après quoi l’organe d’administration peut l’exécuter.

14.16 L’organe d’administration peut, pour certaines transactions ou tâches, désigner deux administrateurs autorisés à représenter l’Association.

ARTICLE 15 : Le délégué à la Gestion journalière

15.1 L’organe d’administration délègue, sous sa responsabilité, la gestion journalière de l’Association à un Organe de gestion journalière composé d’une personne.

Le délégué à la Gestion journalière pourra exercer tant en personne physique que personne morale.

Les compétences et responsabilités liées à cette fonction de gestion journalière seront reprises dans une description de fonction, rédigé et accepté par l’organe d’administration.

15.2 La gestion journalière comprend, aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’Association, que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'organe d’administration.

15.3 Lors de chaque réunion de l’organe d’administration, un rapport d’activité devra être effectué par la personne déléguée à la gestion journalière.

15.4 La fin de mandat du délégué à la Gestion journalière peut être prononcée dans les cas suivants:

  1. En cas de remise volontaire de sa démission, par écrit, à l’organe d’administration.
  2. En cas de décision par l’organe d’administration. Celle-ci devant être communiquée par recommandé au délégué à la Gestion journalière endéans les sept (7) jours calendrier suivant la décision.

15.5 Le délégué à la Gestion journalière, et en son absence, le Président, est habilité à accepter, à titre provisoire ou définitif, les libéralités faites à l’association, et à accomplir toutes les formalités nécessaires à leur acquisition.

15.6 L’Association devra déposer au greffe de Tribunal de l’entreprise du lieu du siège de l’Association et publier aux Annexes du Moniteur Belge, les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions de la personne déléguée à la Gestion journalière.

TITRE V : RESPONSABILITÉ DE L’ADMINISTRATEUR

ARTICLE 16 : Responsabilité

16.1 Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle du fait de leur fonction et ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat.
Toutefois, leur responsabilité d’administrateur est solidaire :

  • en cas de faute de gestion
  • en cas de violation du Code des Sociétés et des Associations ou des statuts.

Les administrateurs sont cependant déchargés de leur responsabilité :

  • s’ils ont dénoncé la faute alléguée à tous les autres membres de l’organe d’administration,
  • lorsqu’il leur est reproché des décisions, actes ou comportements qui n’excèdent pas manifestement la marge dans laquelle des administrateurs normalement prudents diligents placés dans les mêmes circonstances peuvent raisonnablement avoir une opinion divergente.

Un administrateur peut exiger en contrepartie de son mandat une clause qui engage l’Association à le tenir indemne de toute condamnation en responsabilité sauf infraction pénale.

TITRE VI : COMMISSIONS ET RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR

ARTICLE 17 : Commissions

17.1 L’organe d’administration peut créer des Commissions en son sein afin de faciliter la prise de décision. L’organe d’administration définit leur composition et leur mission.

Les Commissions ont uniquement un pouvoir d’avis consultatif. Elles préparent les questions techniques pour l’organe d’administration, rendent des avis et formulent des propositions de décision, mais il revient à l’organe d’administration de prendre la décision finale.

17.2 Les membres des Commissions sont des administrateurs disposant d’une expérience pointue sur le sujet concerné. Leur travail favorise une prise de décision basée sur un examen approfondi qui ne pourrait se dérouler pendant les séances de l’organe d’administration.

ARTICLE 18 - Règlement d’Ordre Intérieur

En plus de ces statuts, l’organe d’administration peut établir des règles et procédures de fonctionnement (Règlement d’Ordre Intérieur) si nécessaire. Ces règles doivent être encadrées par les dispositions des présents statuts et être approuvées par l'assemblée générale.

TITRE VII : COMPTES ET FINANCEMENT

ARTICLE 19 : Financement

L’Association sera financée, entre autres, par des subventions, des allocations, des dons, des cotisations, des donations, des legs et d’autres dispositions testamentaires et de dernières volontés, obtenus tant pour soutenir les buts généraux de l’Association que pour soutenir un projet spécifique. L’Association peut par ailleurs lever des fonds de toute autre manière légale.

ARTICLE 20 : Comptes

20.1 L’organe d’administration tient une comptabilité correcte et précise des dépenses, des recettes, de l'actif et du passif de l’Association. Les comptes sont conservés à l'adresse officielle de l’Association et disponible aux Membres effectifs par voie électronique.

20.2 L’année comptable de l’Association court du 1er janvier au 31 décembre. Lors de la première réunion de la nouvelle année comptable, l’organe d’administration clôture les comptes de l'exercice écoulé et établit le budget de l'exercice en cours. Les deux sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale qui se tient dans les trois mois qui suivent la clôture de l’année comptable.

Toute dépense qui n’aura pas été prévue au budget fera l’objet d’une décision préalable de l’organe d’administration.

ARTICLE 21 : Commissaire

21.1 La régularité de la tenue des comptes de l’Association peut être vérifiée par un commissaire désigné par l’assemblée générale précédente.

21.2 Le commissaire, personne physique ou personne morale, ne peut être membre de l’organe d’administration.

ARTICLE 22 : Publication des comptes.

Après approbation des comptes par l’assemblée générale, sur proposition du commissaire, le délégué à la Gestion journalière publie les comptes au greffe du Tribunal de l’entreprise.

TITRE VIII : DISSOLUTION

ARTICLE 23

23.1 L’assemblée générale sera convoquée pour examiner les propositions relatives à la dissolution déposées par l’organe d’administration ou par un minimum d’un cinquième de tous les Membres effectifs.

La dissolution de l’Association ne peut être décidée que par l'assemblée générale. L'ordre du jour mentionne explicitement la dissolution de l’Association, accompagnée d'un rapport explicatif.

23.2 Le quorum de présence sera atteint si au moins deux tiers de tous les Membres effectifs sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion sera convoquée et délibérera valablement sur la dissolution l’Association.

La décision de dissoudre l’Association doit être adoptée à la majorité des deux tiers des voix présentes et représentées.

23.3 Si, lors de la dissolution de l’Association, il reste des actifs après règlement de toutes les dettes, les biens restants sont distribués à une ou plusieurs organisations à but non lucratif ayant un objectif similaire. C’est l’organe d’administration qui décide de l’affectation qui doit être donnée à patrimoine de l’Association.

23.4 Les liquidateurs ne peuvent accomplir les actes suivants qu'avec l'autorisation de l'assemblée générale :

  1. poursuivre l'activité jusqu'à sa réalisation éventuelle
  2. contracter des emprunts pour payer les dettes de l'Association
  3. hypothéquer ou mettre en gage les biens de l'Association
  4. aliéner les biens immobiliers de l'Association aux enchères publiques si les liquidateurs ne le jugent pas nécessaire pour payer les dettes de l'Association
  5. vendre de gré à gré les biens de l'Association, qu'ils estiment ou non nécessaires au paiement des dettes de l'Association.

Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation des fonctions du ou des liquidateurs, à la clôture de la liquidation, ainsi qu’à l’affectation de l’actif net, est déposée au greffe dans les trente (30) jours de l’adoption et publiée aux annexes du Moniteur belge, comme dit dans le Code des Sociétés et des Associations.

TITRE IX : DIVERS

ARTICLE 24 : Publicités légales

24.1 Tous les actes relatifs à l'attribution des différentes fonctions au sein de l’organe d’administration, à la nomination et à la cessation de fonction des administrateurs, de la personne déléguée à la gestion journalière, des personnes habilitées à représenter l’Association, les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de l’Association, à sa liquidation et à la nomination et la cessation de fonctions des liquidateurs, ainsi que les modifications aux statuts doivent être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise compétent dans les trente (30) jours, et être publiés dans les annexes du Moniteur belge.

24.2 Ces publications sont effectuées par le délégué à la Gestion journalière.

ARTICLE 25 : Application du Code de Sociétés et des Associations

Tout ce qui n’est pas prévu explicitement aux présents statuts est réglé par le Code des Sociétés et des Associations.

 

Cette version des statuts a été actualisée et approuvée lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 17 février 2022.

 

 

 

 

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